Privacidad

Versión 1.0 · Fecha: 22/10/2026

«[Nombre]» es un software de gestión que usan centros de fisioterapia, salud y estética. Esta política explica qué datos tratamos nosotros como responsables y te remite al centro para los datos que tratamos por su cuenta.

Resumen (primera capa)

1. Quién es el responsable

El responsable de los tratamientos descritos en el apartado 3 es [titular], con NIF [NIF] y domicilio en [domicilio profesional]. Contacto para privacidad: [correo]. No hemos designado delegado de protección de datos.

2. Si eres paciente o cliente de un centro: el responsable es el centro

Cuando pides o reservas una cita en el portal, cuando el centro te da de alta en su ficha o cuando un profesional escribe en tu historia clínica, el responsable del tratamiento es el centro que te atiende. Él decide para qué se usan tus datos, cuánto tiempo se conservan y a quién se comunican, y es ante él donde ejerces tus derechos.

Nosotros somos encargado del tratamiento: alojamos y hacemos funcionar la herramienta por cuenta del centro, conforme a un contrato de encargo (art. 28 RGPD), y no usamos esos datos para fines propios, salvo las métricas de uso y los resúmenes de soporte descritos en el apartado 3. Si nos escribes sobre ellos, reenviaremos tu solicitud al centro.

Lo mismo vale para el personal de los centros en lo que se refiere a su cuenta de trabajo en la aplicación (usuario, foto, horarios, caja): el responsable es su centro. Esta política sí te afecta, como profesional, cuando usas el asistente de soporte (apartado 3.6) y por las métricas de uso (apartado 3.5).

El centro debe facilitarte su propia información de privacidad en el portal y en la consulta.

3. Tratamientos de los que somos responsables

3.1 Formulario de la web y consultas de contacto

• Finalidad: presentar el software, atender las solicitudes de plaza o de información y responder a quien nos escribe.
• Datos: los que escribes en el formulario de la web (tu nombre, el nombre y el sector de tu centro, cuántas profesionales tenéis, tu correo, tu teléfono si lo das y tu mensaje) o en tu correo. No escribas datos de salud ni datos de tus pacientes o clientes. El sitio no usa analítica.
• Base: si pides una plaza o información para contratar, aplicar a petición tuya medidas previas a un contrato (art. 6.1.b RGPD); si solo nos haces una consulta, nuestro interés legítimo en responderla (art. 6.1.f).
• Conservación: mientras atendemos tu solicitud y, si no llegas a contratar, hasta 12 meses; después, bloqueados durante 3 años solo para atender posibles responsabilidades. El mensaje no se guarda en la base de datos de la aplicación: solo queda en nuestro correo.
• Destinatarios: el formulario lo recibe nuestro propio servidor, alojado en Microsoft Azure en la Unión Europea, que reenvía el mensaje a nuestro correo con el servicio de correo de Azure (Unión Europea). No intervienen otros proveedores ni hay transferencia fuera del Espacio Económico Europeo. Nuestro buzón de correo lo gestiona [proveedor del buzón de correo]. El sitio lo aloja [proveedor del alojamiento del sitio web].

3.2 Captación de centros por redes sociales y mensajes directos

• Finalidad: dar a conocer [Nombre] a centros y profesionales que puedan estar interesados.
• Datos: nombre, perfil público profesional y nombre del centro, tal como aparecen en redes sociales, y los mensajes que intercambiemos.
• Estado: todavía no hemos empezado esta captación; este apartado describe cómo la haremos.
• Base: interés legítimo en la promoción comercial entre empresas (art. 6.1.f RGPD). Nos identificamos siempre, no insistimos si no hay respuesta y no usamos listas compradas.
• Tu derecho de oposición: puedes pedirnos en cualquier momento, respondiendo al mensaje o en [correo], que no volvamos a contactarte, sin dar motivos. Te incluiremos en una lista de exclusión, que conservamos mientras sea necesaria para respetar tu decisión.
• Conservación: hasta que te opongas y, si no respondes, como máximo 12 meses desde el primer mensaje.
• Destinatarios: las redes sociales (por ejemplo, Instagram, LinkedIn o TikTok) tratan los datos en sus plataformas como responsables independientes, conforme a sus propias políticas.

3.3 Centros clientes y facturación

• Finalidad: dar de alta al centro, gestionar el contrato, cobrar, facturar y prestar el soporte contractual.
• Datos: razón social, NIF, dirección, personas de contacto, datos del delegado de protección de datos del centro, plan contratado y pagos.
• Base: ejecución del contrato (art. 6.1.b) y cumplimiento de obligaciones legales contables y fiscales (art. 6.1.c). Para los datos de las personas de contacto de un centro que es una sociedad, nuestro interés legítimo en mantener la relación con él (art. 6.1.f RGPD y art. 19 LOPDGDD).
• Conservación: durante el contrato y, después, seis años (art. 30 del Código de Comercio) y lo que exija la normativa tributaria; bloqueados mientras tanto.
• Destinatarios: Microsoft (alojamiento), la asesoría fiscal [asesoría fiscal], la pasarela de pago [pasarela de pago, cuando exista] y la Agencia Tributaria cuando proceda.

3.4 Cuentas del panel de administración

• Finalidad: controlar el acceso al panel desde el que administramos la plataforma.
• Datos: usuario, contraseña cifrada con un algoritmo de derivación (nunca en claro), secreto del segundo factor (cifrado), fechas de las sesiones e intentos de acceso.
• Afectados: el titular y las personas que autorice para administrar la plataforma.
• Base: interés legítimo en proteger el panel desde el que se accede a la plataforma y en poder demostrar quién hizo cada acción (art. 6.1.f), en relación con el deber de seguridad del art. 32.
• Conservación (prevista): mientras la cuenta esté activa y dos años después; registros de sesiones, un año.

3.5 Métricas de uso por centro

• Finalidad: dimensionar el servicio y detectar incidencias.
• Datos: número de citas, sesiones e importes cobrados por centro y mes (hasta 36 meses) y cuentas activas por centro. No incluyen datos de pacientes. En centros con una o dos personas, esas cifras pueden referirse a un profesional concreto.
• Base: nuestro interés legítimo en dimensionar el servicio y detectar incidencias (art. 6.1.f). Solo usamos cifras agregadas por centro y mes, y los centros lo saben porque figura en su contrato. Puedes oponerte escribiendo a [correo].
• Conservación: 36 meses.

3.6 Asistente de soporte para el personal de los centros

El personal de los centros puede escribir dudas al asistente de soporte de la aplicación. Queremos que sepas exactamente cómo funciona:

• Qué es: un asistente de inteligencia artificial que responde con la documentación de ayuda de [Nombre] y con resúmenes de incidencias anteriores. El servicio de IA lo presta, como proveedor nuestro, Anthropic Ireland, Limited, y los datos se tratan después en Estados Unidos por Anthropic, PBC. Las transferencias a EE. UU. se amparan en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea (apartado 4). Según sus condiciones comerciales, Anthropic no entrena sus modelos con el contenido que le enviamos. [retención cero: solicitada/concedida]
• No escribas datos de pacientes ni de clientes (nombres, teléfonos, diagnósticos, motivos de consulta). El asistente no los necesita para resolver una duda de uso.
• Hay un filtro, pero no es infalible: antes de enviar tu mensaje al proveedor, la aplicación elimina automáticamente correos electrónicos, DNI y NIE escritos sin separadores, teléfonos, números de historia y los nombres y apellidos de personas del centro escritos con mayúscula inicial. No detecta datos de salud, nombres escritos de otra forma ni todos los formatos de documento.
• Personas reales también leen los mensajes: tus mensajes, tal como los escribes (sin filtrar), se guardan en nuestros sistemas mientras dura la conversación y los lee el equipo de soporte para ayudarte.
• Qué se conserva: al terminar la conversación (por acuerdo o al cerrarla el equipo), se borran los mensajes y tu nombre de usuario, y la IA redacta un resumen de la incidencia y su solución, sin nombres ni datos de contacto. El resumen queda asociado internamente a tu cuenta y a tu centro (está previsto desvincularlo). Si la conversación terminó por inactividad (tres horas sin mensajes) o es urgente, se borra cuando el equipo de soporte la ha leído.
• Reutilización: los resúmenes de incidencias se usan para elegir casos parecidos solo dentro de tu mismo centro: el texto de los más parecidos, sin identificadores, puede enviarse al asistente como ejemplo en otras conversaciones de tu centro. Nunca se usan en conversaciones de otros centros.
• Sugerencias: las sugerencias de mejora que envíes se guardan con tu usuario.
• Roles y bases: durante la conversación tratamos los mensajes por cuenta de tu centro, para prestarle el servicio contratado. El resumen y su reutilización son un tratamiento nuestro, basado en nuestro interés legítimo en mejorar el soporte (art. 6.1.f); por eso no lleva nombres ni datos de contacto. Puedes oponerte escribiendo a [correo].
• Conservación (prevista): resúmenes y sugerencias, 24 meses como máximo. [fecha de la purga automática]

3.7 Buscador de centros

• Finalidad: mostrarte los centros que usan [Nombre] cerca del lugar que escribes.
• Datos: el texto que escribes (nombre de centro, dirección o lugar). La aplicación no guarda tu dirección IP: solo la usa en memoria, de forma transitoria, para limitar abusos. Los registros técnicos de acceso del servidor la conservan 15 días por seguridad.
• Geocodificación: para convertir el lugar en coordenadas, nuestro servidor envía solo el texto escrito al servicio público CartoCiudad del Instituto Geográfico Nacional (España). CartoCiudad no recibe tu IP ni ningún dato que te identifique. Las respuestas se guardan en caché una hora.
• Base: interés legítimo en ofrecer al público un buscador de los centros que usan [Nombre] (art. 6.1.f).
• No escribas en el buscador datos personales de nadie.

3.8 Registro de accesos de administración

• Finalidad: dejar constancia de las acciones que realizamos desde el panel de administración sobre los centros, para controlar los accesos privilegiados y poder demostrarlo ante el centro o una autoridad.
• Datos: usuario de administración, acción, fecha y, en las consultas técnicas a la base de datos, la forma y una huella de la sentencia, no su texto literal (previsto; hoy se guarda el texto, que puede incluir datos de un centro).
• Base: cumplimiento de la obligación de seguridad y de responsabilidad proactiva (arts. 6.1.c, 5.2 y 32 RGPD) e interés legítimo en defendernos ante reclamaciones (art. 6.1.f).
• Conservación (prevista): seis años desde la baja del centro. [fecha de la auditoría sin SQL literal]

3.9 Comunicaciones comerciales por correo (futuras)

Si en el futuro enviamos boletines o novedades por correo, lo haremos solo a quien lo haya consentido o, si ya eres cliente, sobre productos o servicios nuestros similares a los contratados y siempre que te hayamos ofrecido oponerte al recoger tus datos. Cada envío incluirá un enlace para darte de baja. Conservaremos tus datos hasta la baja y un registro de bajas para respetarla.

4. Destinatarios, proveedores y transferencias internacionales

No vendemos datos ni los cedemos a terceros para sus fines. Solo los comunicamos a administraciones públicas cuando la ley lo exige y a estos proveedores, que actúan por nuestra cuenta (y, para los datos de los centros, como subencargados autorizados por cada centro):

CartoCiudad (Instituto Geográfico Nacional, España) no es un proveedor nuestro: recibe únicamente el texto del buscador.

Alojaremos los datos de pacientes y clientes en Microsoft Azure, región de España ([fecha de puesta en producción]). El asistente de soporte implica una transferencia a Estados Unidos de los mensajes del personal, una vez filtrados. El formulario de la web no implica ninguna transferencia internacional. Puedes pedir copia de las garantías en [correo].

5. Tus derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, y retirar en cualquier momento el consentimiento que hayas dado, escribiendo a [correo]. Indica qué derecho ejerces; si tenemos dudas razonables sobre tu identidad, te pediremos lo mínimo para confirmarla.

Oposición. Cuando tratamos tus datos por interés legítimo (apartados 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5, 3.6, 3.7 y 3.8) puedes oponerte en cualquier momento por motivos relacionados con tu situación particular, y a la captación comercial (apartados 3.2 y 3.9) sin dar motivos.

Responderemos en un mes, ampliable en dos meses más si la solicitud es compleja, y te avisaremos de la ampliación dentro del primer mes.

Si tu solicitud se refiere a datos que tratamos por cuenta de un centro (por ejemplo, tu historia clínica o tus citas), la trasladaremos al centro, que es quien debe resolverla.

Si consideras que no hemos atendido bien tus derechos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

6. ¿Es obligatorio darnos los datos? Decisiones automatizadas

Sin un medio de contacto no podemos responderte (3.1); sin los datos del centro no podemos contratar ni facturar (3.3). No tomamos decisiones automatizadas que te afecten: el asistente de soporte solo propone respuestas.

7. Menores

El sitio, la aplicación de los centros y el panel de administración no se dirigen a menores. El portal de reservas lo usan personas adultas o los adultos responsables de un menor. Los datos de los menores que atiende un centro son responsabilidad de ese centro, que los trata para su asistencia y pide el permiso del adulto responsable o del propio menor, según su edad, solo para lo que es opcional.

8. Seguridad

Aplicamos, entre otras, estas medidas:

• Los datos de cada centro están separados en la base de datos mediante un aislamiento por fila: el personal de un centro no puede ver los de otro.
• Las contraseñas se guardan con Argon2id, un algoritmo diseñado para que no puedan recuperarse.
• Las sesiones usan identificadores aleatorios que solo se guardan resumidos (SHA-256), en cookies inaccesibles para el código de la página.
• El panel de administración exige segundo factor de autenticación y bloquea el acceso tras varios intentos fallidos.
• Cada acceso a una historia clínica queda registrado.
• Copias de seguridad (previstas en producción a partir de [fecha de las copias programadas]): una copia cifrada (AES-256-GCM) de cada centro, diaria, que se conserva siete días, y la copia del servidor de Azure, que permite restaurarlo a un momento dado durante hasta 35 días. Un dato que borramos desaparece de todas las copias como máximo a los 35 días.
• El cifrado en reposo de Microsoft Azure está previsto en el despliegue de producción.

Ningún sistema es invulnerable. Si se produjera una violación de seguridad que afecte a tus datos, actuaremos conforme a los artículos 33 y 34 RGPD y, si los datos son de un centro, se lo comunicaremos sin dilación.

9. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambien los tratamientos o los proveedores. Publicaremos la versión nueva con su número y fecha y, si el cambio es relevante, lo avisaremos a los centros clientes con antelación.